La carta carburante va in soffitta

Dal prossimo luglio, una piccola grande rivoluzione interesserà la vita di milioni automobilisti che viaggiano per lavoro e che dovranno pagare il carburante con carte e strumenti elettronici se vorranno continuare a ottenere i benefici fiscali previsti per legge.

Le spese di carburante, infatti, diventeranno deducibili solo se sostenute tramite carte di credito, carte di debito o carte prepagate. Le aziende dovranno attestare ogni singola spesa di rifornimento tramite saldi tracciabili e monitorabili. Insomma, cara vecchia scheda carburante addio!

Cosa cambia
Dal 1 luglio 2018 le spese sostenute per l’acquisto dei carburanti, potranno essere portate in deduzione e detrazione esclusivamente dimostrando la tracciabilità dei pagamenti, vale a dire solo se il pagamento è stato effettuato con carte di credito o di debito e prepagate.

Le nuove regole prevedono la scomparsa della scheda carburante, quella su cui si annotavano le spese per benzina e diesel, con timbro e firma del benzinaio e relative indicazioni riguardanti la data e le quantità di carburante erogato.

In arrivo un piano straordinario di controlli
La procedura che permetteva il pagamento in contante dei carburanti senza il rilascio contestuale di una ricevuta non sarà più possibile. Per questo la nuova Legge di Bilancio ha stabilito l’obbligo della fattura elettronica per i benzinai che dovranno, dunque, attrezzarsi con postazioni Pos per fornire il servizio di rifornimento ai milioni di viaggiatori che si spostano per lavoro.
Introdotta per rafforzare la lotta all'evasione del commercio dei carburanti e le frodi nella relativa filiera di distribuzione, la disposizione sull'abolizione della scheda carburante implicherà l'introduzione di un piano straordinario di controlli da parte degli uffici dell'Agenzia delle Entrate e della Guardia di Finanza ed è contenuta nel comma 919 della Legge 205 del 27 dicembre 2017.

Cosa devono fare le aziende per adeguarsi
Le aziende saranno chiamate ad adeguare il loro operato dotandosi di carte di pagamento aziendali per far fronte alle spese da documentare per dedurre i costi (e quindi poter detrarre l'Iva) in assenza della scheda carburante. In altre parole, gli strumenti di pagamento dovranno essere intestati all'azienda e dovranno avere transazioni rilevabili nei registri Iva della relativa attività in essere.

Le soluzioni adottabili per i titolari richiedenti saranno, quindi, principalmente due: munirsi di carte di credito o di debito collegate ad un conto bancario intestato alla società oppure ricorrere a carte prepagate intestate all'azienda, ricaricabili tramite conti correnti bancari, appunto, aziendali. Questa seconda opzione sembrerebbe di gran lunga essere la più immediata e trasparente, garantendo a chi se ne serve la possibilità di ricaricare il denaro in ogni momento e di monitorare i movimenti e i flussi in uscita in tempo reale.

La soluzione proposta da Soldo
“Con queste novità i processi di acquisto e rendicontazione delle spese all’interno delle imprese dovranno essere ripensati da zero, per evitare di incorrere in sanzioni, ma anche per limitare le inefficienze e i possibili eccessi di spesa, rafforzando al contempo il senso di fiducia e autonomia tra i dipendenti”, commenta Carlo Gualandri, founder e ceo di Soldo, servizio che fornisce alle aziende la possibilità di aprire un conto aziendale dal quale possono essere creati dei sottoconti anche in diverse valute.

“In Italia è ancora molto usato il contante rispetto ad altre nazioni, anche se la differenza si sta riducendo”, continua Gualandri. “In comune con altre nazioni c’è per esempio il fatto che le carte di credito aziendale vengono fornite solo ai dirigenti o a una parte dei dipendenti e questo fa sì che per gli altri rimanga in vigore il processo di anticipi e rimborsi che è molto costoso in termini di gestione, oltre a generare spesso possibili contrasti tra azienda e dipendente”.

La carta prepagata piace
Aziende e dipendenti sono pronti dunque a introdurre i pagamenti con carta di credito? Secondo Gualandri sì. “Questo semplificherebbe moltissimo la gestione delle trasferte di lavoro, che è spesso un tasto dolente per molte aziende”. Secondo un sondaggio realizzato dall’Istituto Piepoli per Soldo, l’idea di una carta prepagata e controllata in tempo reale viene vista dal 54% dei Cfo come un modo di spendere i soldi aziendali più responsabilmente riducendo anche i tempi nelle attività di compilazione delle note spese, mentre il 22% crede che possa aumentare la fiducia nell’azienda e nei suoi processi.

L’adozione di strumenti innovativi per la gestione dei pagamenti e delle note spese viene vista positivamente anche dai dipendenti, che investono in media più di 3 ore al mese in queste attività, con un 15% che impiega tra le 4 e le 6 ore. I lavoratori si dichiarano favorevoli alla tecnologia soprattutto per ridurre gli sprechi e il tempo (67%), migliorare la propria produttività (60%), ma anche per ridurre una fonte di stress (52%) e affrontare più volentieri le trasferte (51%).

 “Con le carte prepagate smart, gestibili da App e PC - conclude Gualandri - si offre ai lavoratori l'opportunità di utilizzare una carta aziendale che risponda ai nuovi requisiti di legge per le spese di carburante. E ai team finanziari di esercitare il pieno controllo su dove, quando e come è stata utilizzata la carta, oltre ad avere l'accesso in tempo reale a transazioni, dati e report.” Soldo fornisce alle aziende la possibilità di aprire un conto aziendale dal quale possono essere creati dei sottoconti in diverse valute, da assegnare a utenti o centri di spesa, corredati da una o più carte prepagate, fisiche o virtuali, Mastercard. In questo modo, l’azienda può gestire i flussi di cassa in modo intelligente, garantendo da un lato autonomia di spesa a tutti i collaboratori e dall’altro mantenendo il completo controllo sulle spese, grazie alla possibilità di assegnare budget e regole tramite un intuitivo pannello di controllo su web.
Inoltre con Soldo i collaboratori possono utilizzare un’app per gestire le proprie carte, con la possibilità di aggiungere al momento dell’acquisto tutte le informazioni, tra cui voce di spesa e foto dello scontrino per automatizzare la preparazione della rendicontazione di fine mese.